Pracownik

Informujemy, że zgodnie z ogłoszoną 30 lipca 2015 r. nowelizacją ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2015 r., poz. 1066), od 1 stycznia 2016 r. lekarze będą wystawiać zaświadczenia o czasowej niezdolności do pracy w formie elektronicznej. Ustawa wprowadza elektroniczną formę zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy w miejsce papierowych druków. Wprowadzenie elektronicznego systemu zaświadczeń lekarskich o czasowej niezdolności do pracy zmieni formę wystawiania i przesyłania zwolnień. Nowe regulacje mają poprawić efektywność obsługi zwolnień i skrócić czas ich wystawiania przez lekarzy.

Nowa ustawa regulująca zagadnienie e-zwolnień lekarskich przynosi pewne udogodnienia, ale wymusza też dodatkowe obowiązki. Na pracodawców (płatników składek) został nałożony obowiązek utworzenia profilu informacyjnego nie później niż do 1 grudnia 2015 roku. Informujemy, że Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej, jako pracodawca zatrudniający ponad 3 tysiące pracowników przystąpił do Platformy Usług Elektronicznych ZUS i od 1 stycznia 2016 r. będzie otrzymywał e-zwolnienia drogą elektroniczną.

W myśl dokonanych zmian zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby lub pobytu w stacjonarnym zakładzie opieki zdrowotnej będzie mogło być wystawiane w formie dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego kwalifikowanym podpisem elektronicznym, poprzez zaufany profil ePUAP – za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego bezpłatnie przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Lekarz zamiast ręcznego wypełniania papierowych druków ZUS ZLA, prześle do ZUS i do pracodawcy informację o zwolnieniu lekarskim drogą elektroniczną. ZUS udostępni bezpłatnie lekarzom dostęp do danych ubezpieczonego i płatnika składek w zakresie niezbędnym do wystawienia e-zwolnienia. E-zwolnienia organ rentowy przekaże pracodawcy bezpłatnie na jego profil informatyczny nie później niż w dniu następującym po otrzymaniu zaświadczenia lekarskiego. Tradycyjne zwolnienia lekarskie mają stać się rzadkością i będę wykorzystane w wyjątkowych sytuacjach:

1. gdy płatnik ZUS nie ma założonego profilu informacyjnego, wobec czego pracownik musi dostarczyć pracodawcy wydrukowane zwolnienie lekarskie, oraz
2. w sytuacji, gdy lekarz nie ma dostępu do Internetu i ZUS-owskiego systemu, np. podczas wizyty domowej.

Wówczas zaświadczenie wystawia się na formularzu wydrukowanym z systemu teleinformatycznego ZUS, a lekarz musi opatrzeć je pieczątką i podpisać.

Z uwagi na konieczność dostosowania do nowych zasad ustawodawca wprowadził okres przejściowy. Papierowe zwolnienia lekarskie na dotychczasowych zasadach będą mogły być wystawiane do 31 grudnia 2017 r. Tym samym przez dwa lata lekarze będą mogli wystawiać zwolnienia w formie papierowej, jak i elektronicznej. Nie chodzi tu jednak o tradycyjny bankiet ZUS ZLA, na którym obecnie lekarze wypisują zwolnienia lekarskie. Od 2016 roku w takim przypadku lekarz dokona wydruku z systemu teleinformatycznego wystawionego elektronicznie zaświadczenia lekarskiego. Będzie ono musiało zostać opatrzone podpisem i pieczątką lekarza wystawiającego. W formie elektronicznej zaświadczenia lekarskie wystawiane będą również przez lekarza orzecznika, w razie stwierdzenia, w wyniku przeprowadzanej kontroli, wcześniejszej daty ustania niezdolności do pracy niż orzeczona w zwolnieniu lekarskim. Będą one udostępniane płatnikowi składek na zasadach określonych dla zwolnień lekarskich.

PODSUMOWUJĄC od 1 stycznia 2016 r. pracownik UMCS powinien:

1. Wychodząc od lekarza upewnić się czy będzie miał wystawione zwolnienie lekarskie w formie e-zwolnienia oraz na jaki okres.
2. Poinformować bezpośredniego przełożonego i Buro Kadr o fakcie wystawienia e-zwolnienia. Ta sytuacja będzie miała miejsce do końca pierwszego kwartału, tj. do czasu wprowadzenia rozwiązań systemowych polegających na automatycznym rejestrowaniu e-zwolnień w systemie płacowym i przesyłaniu na adres e-mail służbowy pracownika i bezpośredniego przełożonego pracownika informacji o udzielonym zwolnieniu lekarskim.
3. Założyć konto pocztowe na serwerze poczty elektronicznej należącej do UMCS, zgodnie z Zarządzeniem Nr 40/2013 Rektora UMCS z dnia 20 maja 2013 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Sieci Komputerowej UMCS – z uwagi na to, że tylko na adres poczty „pracowniczej” pracownik otrzyma informację o zarejestrowanej nieobecności w związku z udzielonym przez lekarza zwolnieniem lekarskim.

DYREKTOR
Centrum Kadrowo-Płacowego UMCS
mgr Agnieszka Krukowska