ZASADY OGÓLNE UDZIELANIA URLOPÓW WYPOCZYNKOWYCH
I. Urlopy wypoczynkowe udzielane są przez bezpośrednich przełożonych na podstawie indywidualnych wniosków pracowników zgłoszonych poprzez program SAP. Pomocniczo, w celu zaplanowania i zabezpieczenia prawidłowego toku pracy oraz wykorzystania przez pracowników urlopów wypoczynkowych zaleca się sporządzenie przez kierowników planów urlopowych w formie papierowej na potrzeby własnej Jednostki Organizacyjnej. Pracownicy zajmujący stanowiska kierownicze ustanawiają zastępstwo, tzn. wskazują osobę, która będzie ich zastępowała w czasie urlopu.
II. Co najmniej jedna część urlopu uwzględniająca wypłatę gratyfikacji urlopowej powinna obejmować nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Niedopuszczalne jest wykorzystywanie przez pracowników tylko minimalnej ilości dni urlopu niezbędnej do wypłaty ww. gratyfikacji i pozostawianie reszty należnego urlopu na następny rok kalendarzowy.
III. Pracownicy zatrudnieni w grupie nauczycieli akademickich powinni wykorzystywać urlopy wypoczynkowe w okresie wolnym od zajęć dydaktycznych (np. wakacji wiosennych, letnich, zimowych oraz przerwy międzysemestralnej). Co najmniej jedna część urlopu powinna trwać nie mniej niż 24 kolejne dni kalendarzowe. W uzasadnionych przypadkach, ww. część urlopu wypoczynkowego może być zmniejszona, lecz nie może trwać krócej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.
IV. Termin urlopu ustala kierownik jednostki w porozumieniu z pracownikami. Uwzględniając wniosek pracownika dotyczący terminu urlopu, należy mieć na uwadze, iż nie jest on jednak dla pracodawcy bezwzględnie wiążący, ponieważ musi on także zabezpieczyć prawidłowy tok pracy. Samo złożenie wniosku urlopowego nie usprawiedliwia nieobecności pracownika w pracy (SN w wyroku z dnia 13 maja 1998 r., I PKN 99/98). Wniosek musi być przez pracodawcę (przełożonego) zaakceptowany - zgodnie z zasadami obowiązującymi w UMCS poprzez system SAP.
V. Uprawnienie do urlopu ma charakter ściśle osobisty i pracownik nie może się zrzec prawa do urlopu, ani też przenieść tego prawa na inną osobę. Urlop wypoczynkowy musi wykorzystać w naturze, co oznacza, że nie może żądać od pracodawcy wypłaty świadczenia pieniężnego w zamian za urlop.
VI. Osoby, które w danym roku kończą zatrudnienie w Uczelni (pracownicy zatrudnieni na czas określony, przechodzący na emeryturę, na wypowiedzeniu), zobowiązane są do wykorzystania całego przysługującego urlopu wypoczynkowego (zaległego i bieżącego), a kierownicy jednostek (dziekani wydziałów, dyrektorzy instytutów, centrów oraz kierownicy katedr) ponoszą odpowiedzialność za prawidłowość ich wykorzystania. W okresie wypowiedzenia umowy o pracę, pracownik jest zobowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeśli pracodawca udzieli mu go w tym terminie. Udzielenie pracownikowi urlopu w okresie wypowiedzenia zależy zatem wyłącznie od pracodawcy.
VII. W przypadku niewykorzystania całego urlopu następuje wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, obciążająca w całości budżet wynagrodzeń danej jednostki organizacyjnej.
VIII. Przesunięcie terminu udzielonego urlopu może nastąpić na wniosek pracownika lub z inicjatywy pracodawcy, z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeśli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia w toku pracy. Do przesunięcia urlopu dochodzi także w sytuacji, gdy pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie, z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, np. z powodu choroby. Odwołanie pracownika z urlopu ma charakter polecenia służbowego, do którego pracownik musi się dostosować. Pracodawca może wydać to polecenie w sytuacji, gdy obecność pracownika w zakładzie jest wymagana z uwagi na okoliczności, nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.
Kierownicy Jednostek Organizacyjnych (dziekani wydziałów, dyrektorzy instytutów, centrów oraz kierownicy katedr) sprawują nadzór oraz ponoszą pełną odpowiedzialność za prawidłowość i zgodne z obowiązującymi przepisami wykorzystanie przez podległych pracowników urlopów wypoczynkowych, w szczególności zobowiązani są do:
1/ udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo,
2/ udzielenia pracownikowi urlopu zaległego, w terminie do dnia 30 września br.,
3/ bezwzględnego udzielenia urlopu wypoczynkowego (zaległego i bieżącego) pracownikom, z którymi zostanie rozwiązany lub wygaśnie z mocy prawa stosunek pracy w ciągu roku,
4/ sprawowania kontroli nad prawidłowością corocznego wykorzystywania urlopów wypoczynkowych przez podległych pracowników oraz niedopuszczania do kumulowania urlopów z lat ubiegłych.
Pracodawca może udzielić pracownikowi jednostronnie urlopu wypoczynkowego bez jego zgody, w terminie przez siebie wskazanym, w przypadku gdy:
1/ pracownik nie wykorzystał zaległych dni wypoczynku mimo zbliżającego się terminu 30 września i uporczywie odmawia uzgodnienia terminu wykorzystania tego urlopu w kodeksowym terminie ( wyrok SN z 24 stycznia 2006 r. (sygn. akt I PK 124/05)),
2/ pracownik jest w okresie wypowiedzenia.
Dobrą praktyką jest informowanie pracownika o konieczności wykorzystania zaległego urlopu wraz z zastrzeżeniem, że jeżeli nie wskaże terminu, w którym skorzysta z wypoczynku, pracodawca uczyni to jednostronnie.
Przepisy Kodeksu pracy (art. 282) przewidują możliwość ukarania pracodawcy karą grzywny w wysokości do 30.000,00 zł w przypadku zaległości urlopowych stwierdzonych w wyniku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.
Szczegółowe zasady i tryb udzielania urlopów wypoczynkowych w naszej Uczelni zostały określone w dziale VIII i IX Regulaminu pracy UMCS.
URLOPY WYPOCZYNKOWE DLA NAUCZYCIELI AKADEMICKICH
I. Nauczycielowi akademickiemu przysługuje prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze trzydziestu sześciu dni roboczych w ciągu roku kalendarzowego. Urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany w okresie wolnym od zajęć dydaktycznych (wakacje letnie, ferie zimowe, przerwy między świąteczne, dni w których nie wykonuje pracy dydaktycznej). Nauczyciel akademicki podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym został zatrudniony uzyskuje prawo do urlopu wypoczynkowego z upływem każdego miesiąca pracy w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku, a prawo do kolejnych urlopów nabywa z góry z początkiem każdego następnego roku kalendarzowego.
II. Nauczyciel akademicki ma prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w przypadkach:
• zatrudnienia w ciągu roku kalendarzowego;
• ustania stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego;
• podjęcia pracy po powrocie z urlopu bezpłatnego, wychowawczego oraz urlopu dla poratowania zdrowia.
III. Nauczyciel akademicki zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy ma prawo do urlopu
wypoczynkowego w wymiarze proporcjonalnym do wymiaru zatrudnienia, urlop udzielany jest
w dniach.
URLOPY WYPOCZYNKOWE DLA NIENAUCZYCIELI
I. Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu po przepracowaniu każdego miesiąca (urlop cząstkowy), w wymiarze 1/12 urlopu przysługującego w pierwszym roku pracy. Prawo do kolejnych urlopów wypoczynkowych - nabywa z początkiem każdego następnego roku kalendarzowego.
II. Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od stażu pracy oraz wykształcenia pracownika. Zgodnie bowiem z art. 155 kodeksu pracy, do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się wskazane okresy z tytułu ukończenia edukacji. Z tytułu ukończenia szkoły wyższej staż pracowniczy, decydujący o wymiarze urlopu wypoczynkowego, zwiększa się o 8 lat. Dotyczy to także studiów wyższych „pierwszego stopnia”, które kończy licencjat. Staż pracy, mający wpływ na wymiar urlopu wypoczynkowego, nie jest tzw. stażem zakładowym, co oznacza, że chodzi tu o zatrudnienie łącznie u wszystkich pracodawców, z jakimi pracownik pozostawał kiedykolwiek związany stosunkiem pracy. Dla pracownika zatrudnionego krócej niż 10 lat, wymiar urlopu wynosi 20 dni, a dla pracownika zatrudnionego 10 lat lub więcej - 26 dni. Pracownik, który nie jest zatrudniony na cały etat korzysta z urlopu, którego wymiar jest proporcjonalny do czasu pracy. Przykładowo: pracownik zatrudniony na 1/2 etatu, uprawniony do urlopu w wymiarze 20 dni (staż urlopowy poniżej 10 lat), nabywa prawo do 10 dni urlopu w roku kalendarzowym.
III. Urlopu udziela się pracownikowi w dni, które są dla niego dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. Urlop udzielany jest w wymiarze godzinowym, a jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy.
IV. W określonych przypadkach termin urlopu nie podlega ustaleniom w ww. trybie. Pracownik, także ten, który podejmuje pracę pierwszy raz w życiu, ma prawo wykorzystać cztery dni urlopu w roku w terminie przez siebie wybranym, a który jest wiążący dla pracodawcy. Osoba ta zgłasza żądanie udzielenia takiego urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia.
