Dokumentacja, na której opiera się Słownik, pochodzi z zapisów drukowanych (jednym z nich były Dzieła wszystkie Oskara Kolberga) i własnych badań terenowych zespołu etnolingwistycznego UMCS.
Materiały przytaczane w Słowniku są zróżnicowane gatunkowo i to zróżnicowanie jest metodycznie pokazywane w części dokumentacyjnej. Za podstawę opisu dyferencjacji gatunkowej przyjęto systematykę zawartą w książce Folklor, język, poetyka (Bartmiński 1990), konieczne okazało się jednak wprowadzenie pewnych uzupełnień i modyfikacji.
Gatunkiem uwzględnionym najbardziej systematycznie są (1) pieśni ludowe, bowiem dysponowaliśmy kompletną kartoteką słowoform dla pieśni i ludowych tekstów wierszowanych, zawartych w Dziełach wszystkich Oskara Kolberga (t. l–55). Teksty te zostały na potrzeby naszego Słownika z całości wpisane do pamięci komputera, skąd potrzebne dane wydobywano za pomocą klucza leksykalnego. Cały ten zbiór liczy około dwóch milionów słowoform (zob. baza Folbas).
W Słowniku sięgnęliśmy jednak także po niekolbergowskie teksty zarówno pieśniowe, jak i niepieśniowe. W efekcie uwzględniono poza pieśniami także (2) grupę źródeł prozatorskich, (3) różnego typu zapisy dialektologiczne, (4) opisy obrzędów, zwyczajów i praktyk, (5) zapisy wierzeń ludowych.
Lista gatunków uwzględnionych w Słowniku obejmuje doraźnie tworzone ludowe wypowiedzi potoczne, ludowe przekazy „wiedzy społecznie cennej” (wedle sformułowania Rocha Sulimy), reprodukowane z pamięci stabilizowane teksty artystyczne (folklor w węższym sensie). Dochodzą do tego relacje badaczy (podawane w języku ogólnym, literackim) na temat ludowych wierzeń i praktyk.
Sięgnęliśmy też do pisanej poezji chłopskiej, która stanowi prawdziwy skarbiec doniosłych kulturowo motywów, artykułowanych indywidualnie, ale w silnym powiązaniu z tradycją, nierzadko w piękny sposób.
Materiał w przyjętych grupach gatunkowych jest przytaczany i zestawiany wedle motywów i ich wariantów.
Kolejność gatunków w dokumentacji jest względnie stała. Na początku umieszczamy „małe formy”, jak zagadka, przysłowie, rymowane przepowiednie pogody (bardzo liczne przepowiednie nierymowane podajemy skrótowo w eksplikacji)j potem formy poezji magicznej: zamawiania, zamówienia i zaklęcia, formuły witania i żegnania, przekleństwa, złorzeczenia i przysięgi, rymowanki i wyliczanki dziecięce, modlitwy i modlitewki, testamenty, toasty, proroctwa, instrukcje magiczne, wiersze nagrobne, tzw. listy z nieba. W kolejności idzie liczna i zróżnicowana grupa pieśni ludowych, obrzędowych (dorocznych i rodzinnych) i nieobrzędowych, po nich teksty z dialogów i widowisk oraz przemowy (noworoczne, zapustne, dyngusowe, weselne, pogrzebowe). Dalej zestawiamy motywy wydobyte z prozy ludowej: baśni magicznych, mitów kosmogonicznych i bajek ajtiologicznych, podań i legend, anegdot, opowieści wierzeniowych i wspomnieniowych. Dwa końcowe bloki to gwarowe relacje potoczne (są to przeważnie własne zapisy autorów uzyskiwane w toku wywiadów terenowych) i pisana poezja chłopska.
W nazewnictwie gatunków idziemy generalnie za tradycją. Dokonujemy tylko nieznacznej normalizacji (rezygnujemy z nazw niejasnych, używanych przygodnie, jak „klechda”). Na ile dopuszczał to badany materiał, ze względów praktycznych, łączono w dokumentacji zapisy różnych gatunków.
Stosowana do zapisu kursywa wyróżnia wszystko, co wyszło „z ust ludu”, od podawanych inną czcionką (antykwa, petit) komentarzy, omówień, streszczeń itp., a więc tego, co pochodzi od samych badaczy i redaktorów.
Zróżnicowanie źródeł pozwoliło pokazać specyfikę poszczególnych gatunków folkloru. Tytułem przykładu można wskazać, że tylko w zagadkach pojawiły się archaiczne, ważne kulturowo zestawienia symboliczne konia i słońca czy dębu i słońca; tylko w folklorze dziecięcym funkcjonuje zestawienie słońca z biedronką (bożą krówką), a z kolei antropomorficzne przedstawienia słońca czy księżyca są wyróżnikiem baśni. Tylko w opowiadaniach ludowych pojawia się zmora, która dusi konie, a zestawienia takie jak „święte dęby” pojawiają się głównie w przekazach z drugiej ręki itd., itp.
Może najbardziej kontrowersyjne jest uwzględnienie zapisów etnograficznych, niejednokrotnie uzyskiwanych z pomocą kwestionariusza, przyjmujemy jednak, że zbiorowe wierzenia jako elementy społecznej wiedzy o świecie mieszczą się w ramie doświadczeniowej znaczeń językowych i są relewantne dla rozumienia przekazów językowych. Wierzenia i praktyki, jeśli nie wchodzą wprost do znaczenia (jak w przypadku kukułki, bociana, osiki), mogą w nich być obecne jako czynnik motywujący i interpretujący. Np. to, na ile serio przypisuje się słońcu cechę żywotności, daje się do końca rozstrzygnąć dopiero na tle obowiązujących zwyczajowo nakazów zachowywania się wobec słońca z szacunkiem należnym osobom żywym, do czego należało np. niepokazywanie palcem (Niebrzegowska 1986). Dopiero na tle obowiązujących zachowań widać, że animistyczne pojmowanie słońca było w tradycji ludowej traktowane mitologicznie, a nie metaforycznie.
Jerzy Bartmiński