Fot. Bartosz Proll
Kiedy powstała jednostka, którą Pan kieruje, i jaki był cel jej utworzenia?
Centrum Analiz i Rozwoju (w skrócie CAR) powstało w 2020 r. na mocy zarządzenia rektora UMCS prof. dr. hab. Radosława Dobrowolskiego. Mój zespół tworzy grono specjalistów z różnych dziedzin: e-biznesu, informatyki, modelowania, prognozowania i statystyki. Łączymy obowiązki naukowe i dydaktyczne z obowiązkami administracyjnymi.
A w jakim celu zostało powołane CAR? Głównie po to, aby wesprzeć władze Uczelni poprzez działania mające na celu rozwój Uniwersytetu. Dlatego wykonujemy różnego rodzaju prace analityczne. Pozyskujemy, gromadzimy i przetwarzamy dane oraz – co chyba najważniejsze – zamieniamy je w użyteczne informacje, często przy współpracy zarówno z jednostkami ogólnouczelnianymi, jak i z partnerami zewnętrznymi z otoczenia administracyjnego i biznesowego. Włączamy się także w różnorodne procesy wdrożeniowe w naszym Uniwersytecie, które wymagają zastosowania systemów informatycznych.
Pokrótce wspomniał Pan już o zadaniach centrum. Bardzo proszę o omówienie szerzej tej kwestii.
Dzięki naszym interdyscyplinarnym kompetencjom realizujemy różne projekty. Często władze Uczelni wyznaczają nam określone zadanie operacyjne i w zależności od tego, czego one dotyczą np. szukamy różnych źródeł danych, metod rozwiązania danego problemu i opracowujemy wnioski oraz rekomendacje dotyczące ich wdrożenia w praktyce. Tutaj możliwości jest naprawdę wiele.
Jeżeli uznajemy to za stosowne, sami inicjujemy określone działania analityczne. Uczestniczymy też w spotkaniach różnych grup roboczych – gdy pojawia się jakiś projekt mający na celu usprawnienie procesu funkcjonowania Uczelni (w kontekście procedur wewnętrznych lub relacji z otoczeniem), współpracujemy z innymi jednostkami i dążymy do tego, aby zakończył się on sukcesem.
Wśród jednostek, z którymi współpracujemy najbliżej, znajduje się LubMAN UMCS, ponieważ w naszej pracy bardzo ważne są dane cyfrowe, a ich źródłem są systemy informatyczne wykorzystywane w UMCS, do których najlepszy dostęp ma zespół dyr. Wojciecha Widelskiego. Niejednokrotnie korzystamy również z pomocy (w drugą stronę też to działa) m.in. Centrum Transferu Wiedzy i Technologii, Centrum Prawno-Organizacyjnego, Centrum Badań Naukowych, Centrum Kształcenia i Obsługi Studiów oraz Centrum Promocji. Jednak w każdym przypadku – jak już mówiłem wcześniej – forma tej kooperacji zależy od typu i zakresu projektu.
Nasz Uniwersytet utrzymuje różnorodne kontakty z podmiotami zewnętrznymi, instytucjami, firmami prywatnymi, małymi i dużymi przedsiębiorstwami, które są zainteresowane rozwojem współpracy. Jeśli jej charakter i zakres wpisują się w obszar kompetencji CAR, przejmujemy te kontakty i włączamy się w realizację dalszego przebiegu tej współpracy.
A gdyby mógł Pan wymienić kilka najważniejszych projektów, które zostały zrealizowane przez Centrum Analiz i Rozwoju. Co by to było?
Jednym z takich dużych przedsięwzięć było przygotowanie systemu oceny pracowników naukowo-dydaktycznych. Dotychczas ocena ta była realizowana w sposób tradycyjny, czyli pracownicy musieli wypełniać papierowe formularze. Takie rozwiązanie miało szereg ograniczeń. Największym problemem było jednak to, że zebrane dane trafiały do teczek i praktycznie nie można było z nich skorzystać, ponieważ ich przetworzenie wymagałoby ogromu ręcznej pracy i zaangażowania – często zapracowanych – pracowników Centrum Kadrowo-Płacowego. Wykorzystując do tego system informatyczny, znacznie uprościliśmy procedurę komunikacyjną m.in. poprzez udostępnienie odpowiednich formularzy on-line. Cały proces ich wypełniania, a następnie przetwarzania danych, aż do uzyskania oceny końcowej został przeniesiony do przestrzeni wirtualnej.
Żadne narzędzie, które było dostępne na rynku, nie realizowało tego procesu w taki sposób, jakiego wymagały nasze uczelniane procedury. Dlatego rozpoczęliśmy tworzenie odpowiedniego systemu. Najpierw opracowaliśmy rzetelną analizę biznesową, dokonaliśmy tzw. mapowania procesów, zbadaliśmy różne systemy i wybór padł na moduł USOS EVA, który tworzony jest przez Międzyuniwersyteckie Centrum Informatyzacji (MUCI) z Uniwersytetu Warszawskiego. Musieliśmy opracować koncepcję będącą rozwinięciem pewnego narzędzia, które MUCI miało już przygotowane. Później wspólnie z LubMAN-em zajęliśmy się jego wdrożeniem, testowaniem i konfiguracją, a w końcu wsparciem w procesie oceny pracowników naukowo-dydaktycznych. Ściśle współpracowaliśmy także z władzami instytutów i członkami komisji oceniających. Projekt zakończył się sukcesem, oceny zostały wykonane. Stworzono użyteczne narzędzie umożliwiające analizę strategiczną i podejmowanie decyzji dotyczących m.in. rozwoju kadr naszego Uniwersytetu. Informacje o ocenie zostały zgromadzone w jednym miejscu w postaci cyfrowej, a ich analiza jest już zdecydowanie łatwiejsza.
Drugi ważny z punktu widzenia rozwoju Uniwersytetu projekt to opracowanie procesu i wdrożenie repozytorium cyfrowego osiągnięć naukowych pracowników i doktorantów, które będzie funkcjonowało w Bibliotece Głównej UMCS. Nasze centrum uczestniczy w realizacji tego projektu od samego początku – od wyboru odpowiedniego systemu, poprzez nadzór nad przebiegiem wdrożenia, aż po wsparcie procesów testowania. Za całość repozytorium odpowiadają pracownicy Biblioteki Głównej, koordynowani przez kierownika Oddziału Informacji Naukowej p. Grzegorza Szczypę oraz tzw. importerzy wydziałowi, których staramy się wspierać szczególnie w obszarze zarządzania projektem wdrożeniowym. Można powiedzieć, że pełnimy funkcję doradczo-monitorującą, czyli rekomendujemy kolejne etapy prac i weryfikujemy osiągnięte efekty. Dzięki temu systemowi wszystkie publikacje i projekty pracowników UMCS zostaną umieszczone w jednym miejscu, w postaci cyfrowej, o czym już wkrótce będzie można się przekonać. Myślę, że jest to kolejny projekt, który pozwoli Uczelni uwolnić się od nadmiaru działań manualnych i usprawni jej funkcjonowanie, a przede wszystkim pozwoli na stworzenie ośrodka referencyjnego dla innych procesów zachodzących w UMCS, ponieważ zasoby repozytorium cyfrowego będą uwzględniane m.in. w procesach oceny okresowej, awansów naukowych, będą także podstawą do ubiegania się o nagrody Rektora UMCS z tytułu publikacji najlepszych artykułów naukowych.
Jakie plany na przyszłość ma CAR? Czy są przewidywane następne projekty w obszarze cyfryzacji Uniwersytetu?
Mamy zaplanowanych kilka ważnych projektów, ale w tej chwili nie mogę jeszcze o nich mówić, ich realizacja będzie warunkowana dostępnością źródeł finansowania. Na pewno chcemy przeprowadzić kolejne etapy działań zmierzających do wzmocnienia procesu cyfryzacji. Będą one polegać m.in. na identyfikacji nowych obszarów, w których można byłoby wykorzystać dostępne na rynku narzędzia informatyczne. Bez wątpienia wpłynie to na efektywność funkcjonowania Uczelni, a także zapewni większą otwartość do współpracy z jednostkami zewnętrznymi. Jeśli uda się „odciążyć” pewne zasoby, które wymagają ogromu pracy manualnej, będą one spożytkowane w obszarach, które są w Uniwersytecie uznawane za kluczowe, czyli w działalności naukowej, dydaktycznej oraz komercjalizacyjnej.
Na koniec jeszcze dodam, że moim marzeniem, które wpisuje się w plan działań UMCS, jest wprowadzenie pełnego elektronicznego obiegu dokumentów, ale to duże wyzwanie, wynikające z wielkości Uczelni, różnorodności procedur i specyfiki funkcjonowania Uniwersytetu. W tym przypadku trzeba stosować metodę małych kroków.
W codziennym funkcjonowaniu spotykamy się z dużą życzliwością pracowników UMCS. Chciałbym przy tej okazji podziękować wszystkim osobom, z którymi mieliśmy przyjemność współpracować w ramach działań realizowanych przez CAR. Jesteśmy otwarci na dalszą, owocną współpracę.
Rozmawiała Magdalena Cichocka
