Zasady współpracy Centrum Prasowego UMCS z koordynatorami Wydziałów, pracownikami poszczególnych jednostek oraz studentami zainteresowanymi kooperacją
Zgodnie z zarządzeniem Rektora UMCS nr 16/2011 „do zadań Rzecznika Prasowego należy m.in. utrzymywanie kontaktów z mediami, a także pośredniczenie w kontaktach przedstawicieli mediów z władzami i pracownikami Uniwersytetu”. Oznacza to, że w pierwszej kolejności to Rzecznik prasowy wraz z zespołem Centrum Prasowego odpowiada za kształtowanie polityki informacyjnej Uniwersytetu oraz dba o utrzymywanie i poszerzanie efektywnych relacji z mediami, zachowując spójność komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej.
Istotną rolę w zakresie pośredniczenia w przekazywaniu informacji do Centrum Prasowego UMCS dotyczących poszczególnych wydziałów czy jednostek ogólnouczelnianych odgrywają koordynatorzy ds. promocji tychże jednostek. Podczas współpracy z Centrum Prasowym zadaniem ww. koordynatorów jest m.in. pośredniczenie w przekazywaniu istotnych informacji dot. funkcjonowania poszczególnych jednostek czy ciekawych inicjatyw odbywających się na poszczególnych wydziałach.
W zakresie współpracy z Biurem Rzecznika Prasowego prosimy koordynatorów o:
- Komunikatów o ciekawych inicjatywach i wydarzeniach odbywających się na wydziałach – informacje powinny być przekazywane około tygodnia przed wydarzeniem, zawierać załączniki (np. ze szczegółowym programem wydarzenia czy grafikami) oraz kontakt telefoniczny do organizatora. Komunikaty powinny być zgodne z zasadami redakcyjnymi (szczegóły i wytyczne poniżej), pisane w języku polskim (gdy wydarzenie jest o zasięgu międzynarodowym, można dołączyć wersję anglojęzyczną).
- Informacji o sukcesach naukowców / prowadzonych przez nich badaniach / interesujących grantach lub projektach / nagrodach / miejscu jednostki w rankingach itp. Niezwykle ważne jest przekazywanie informacji „newsowo” – świeżych i aktualnych. Warto też, żeby informacja była napisana w sposób zrozumiały, nienasycony fachowymi terminami, bez błędów ortograficznych i stylistycznych (zasady tworzenia komunikatów - poniżej).
- Zasilanie Bazy Ekspertów Medialnych UMCS o nauczycieli akademickich i specjalistów z poszczególnych wydziałów (działania regularne). Dzięki tworzonej systematycznie Bazie ekspertów medialnych dziennikarze mają ułatwiony kontakt ze specjalistami zajmującymi się poszczególnymi dziedzinami wiedzy. W bazie znajdują się dane kontaktowe naukowców wraz ze zdjęciem i opisem ich zainteresowań naukowo-badawczych.
- Poszukiwanie naukowców i tematów do cyklu „Okiem eksperta”. Inicjatywa ma na celu promowanie nauki, badań i specjalistycznej wiedzy naszych naukowców. W jej ramach specjaliści z UMCS-u tworzą pisemnie komentarze eksperckie, opinie lub prognozy branżowe dotyczące bieżących wydarzeń, problemów czy zagadnień znajdujących się w polu ich zainteresowań badawczych. Komentarze eksperckie to bardzo dobry sposób dzielenia się wiedzą i popularyzowania nauki, a także promocja poszczególnych wydziałów i naukowców. Komentarze, prócz publikacji na stronie internetowej i w mediach społecznościowych, są także przesyłane mediom. Wytyczne redakcyjne dla ekspertów znajdują się na stronie www.media.umcs.pl
- Promowanie poszczególnych odcinków cyklu „Okiem eksperta” i "Głos nauki" na stronach wydziałowych oraz w mediach społecznościowych przypisanych do konkretnych wydziałów lub instytutów.
- Filmy są publikowane na stronie uczelni, w kanałach mediów społecznościowych UMCS i przekazywane do redakcji mediów lokalnych. Koordynatorów prosimy o współpracę przy poszukiwaniu ekspertów do danych filmów, zarezerwowanie miejsca nagrań (jeśli odbywają się na danym wydziale) i ewentualną pomoc logistyczną już podczas nagrywania materiału (o ile odbywa się to na wydziale i jest w ogóle taka potrzeba).
Patronaty medialne do poszczególnych inicjatyw organizowanych na Wydziałach pozyskują sami koordynatorzy.
Koordynatorzy poszczególnych wydziałów są też zobowiązani do zapewnienia relacji fotograficznych z najważniejszych, ciekawych inicjatyw odbywających się w danej jednostce – z wyjątkiem wydarzeń, podczas których obecni są przedstawiciele władz rektorskich UMCS – wówczas przy tworzeniu relacji fotograficznej często udzielane jest wsparcie fotografa uczelnianego (w miarę jego dostępności). Najciekawsze relacje powinny zostać opublikowane na stronie Wydziału/Instytutu oraz przekazane do Centrum Prasowego UMCS.
Informacja prasowa – zasady jej konstruowania:
1. Tytuł – powinien przyciągać uwagę i być atrakcyjny. Często to właśnie tytuł decyduje o tym, czy dziennikarz zapozna się z dalszą częścią informacji, uznając ją za interesującą.
2. Lead (lid) – to zapowiedź tego, o czym będzie informacja. Stanowi streszczenie całego komunikatu i w kilku prostych zdaniach odpowiada na następujące pytania: kto? co? gdzie? kiedy? dlaczego? z jakim skutkiem? Po przeczytaniu leadu odbiorca powinien mieć ogólną wiedzę dotyczącą opisywanego tematu.
Informację prasową tworzy się zgodnie z zasadą „odwróconej piramidy”. Na początku muszą znaleźć się informacje najbardziej istotne, w dalszej kolejności mniej ważne.
3. Rozwinięcie – zawiera rozbudowane informacje przekazane wcześniej w leadzie: pozostałe informacje z zachowaniem kolejności od faktów najważniejszych do mniej ważnych.
4. Osoba do kontaktu – koniecznie trzeba podać takie informacje jak imię i nazwisko, telefon (najchętniej komórkowy), adres e-mail osoby, która w razie potrzeby udzieli szczegółowych informacji dot. wydarzenia, projektu, etc.
5. Załączniki – jeżeli organizatorzy posiadają, mile widziane są różnego rodzaju pliki związane z inicjatywą: program, plakat, ulotka, zdjęcie itp.
Cechy skutecznej informacji prasowej to m.in.:
1. Aktualność – dziennikarze potrzebują newsów. Tylko „świeże” wydarzenia mają szansę ujrzeć światło dzienne. To co chcemy przekazać, musi być użyteczne dla dziennikarza i dla czytelnika. Media chętniej publikują zapowiedzi wydarzeń niż sprawozdania.
2. Neutralność – informacja prasowa nie powinna zawierać treści reklamowych lub promocyjnych. Najlepiej jeśli przedstawia fakty, bez wartościowania. Klasycznie informacje należy redagować w trzeciej osobie (nie stosować formy „my”, „nasz” itp.), bo może to sugerować autopromocję.
3. Zwięzłość – informacja powinna być krótka (max. strona A4). Zwięzły, klarowny i rzeczowy przekaz ma znacznie większe szanse już na starcie.
4. Konkretność – im dokładniejsze dane, tym lepiej. Zamiast pisać, że podczas występu wystąpią ciekawe zespoły, lepiej podać ich nazwę, wymienić gatunek muzyczny itp.
5. Element bliskości – informacja powinna traktować o tematach bliskich odbiorcy. Chętnie czytamy o wydarzeniach z regionu, w którym mieszkamy, o sprawach nam znanych i w jakiś sposób z nami związanych.
6. Element „wielkiego świata” – jeśli wydarzenie wiąże się w jakiś sposób z osobami publicznie rozpoznawalnymi lub powszechnie znanymi instytucjami czy firmami, należy napisać o tym na początku. Informacje takie przyciągają uwagę i są szybko wychwytywane przez odbiorcę.
