Zasady i zakres działalności Archiwum i Muzeum Uniwersytetu Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie w okresie epidemii obowiązujące od 1 października 2020 r.
I. Bieżąca praca Archiwum UMCS:
1) Pracownia naukowa Archiwum UMCS pozostaje zamknięta dla użytkowników zewnętrznych do odwołania.
2) W przypadku zapotrzebowania na dostęp do materiałów archiwalnych, co do których udostępnienia nie ma ograniczeń prawnych, w miarę możliwości będą one udostępnione w formie elektronicznej (z uwzględnieniem możliwości technicznych Archiwum w tym zakresie).
3) Sprawy emerytalno-rentowe (zaświadczenia) należy zgłaszać telefonicznie lub drogą mailową. Wysyłka przygotowanych zaświadczeń będzie realizowana za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub elektronicznej.
4) W szczególnych przypadkach dopuszcza się wizyty osobiste interesantów. Wówczas osoba zainteresowana jest zobowiązana do wypełnienia wniosku w miejscu wyznaczonym przez pracownika Archiwum. Tam też będzie możliwy odbiór zamówionych zaświadczeń. Przy okazji wizyty petenci są zobowiązani do przestrzegania reżimu sanitarnego (zachowywanie odstępów, dezynfekcja rąk, używanie rękawiczek i maseczki/przyłbicy).
5) Materiały potrzebne do bieżącej działalności dziekanatów i innych komórek organizacyjnych UMCS będą udostępniane na dotychczasowych zasadach, jednakże z zachowaniem reżimu sanitarnego (zachowywanie odstępów, dezynfekcja rąk, używanie rękawiczek i maseczki/przyłbicy). Pracownik Archiwum wydający akta wykonuje obowiązki w maseczce/przyłbicy oraz w rękawiczkach. W pokoju może przebywać jednorazowo jedna osoba, pozostałe czekają na korytarzu
6) Każdorazowo po opuszczeniu pokoju przez użytkownika, należy zdezynfekować używany stół/biurko, krzesło itp.
7) Zawiesza się praktyki i staże archiwalne oraz potencjalne zajęcia grupowe na terenie Archiwum UMCS.
II. Przyjmowanie materiału aktowego z innych jednostek UMCS:
1) Archiwum UMCS przyjmuje materiał aktowy od jednostek organizacyjnych oraz komórek administracji.
2) Wszelkie ustalenia związane z przejęciem dokumentacji powinny być realizowane zdalnie za pomocą sieci komputerowej UMCS i telefonicznie; dotyczy to przesyłania zapytań, ustalania terminów spotkania i odbioru akt itd.
3) W przypadku konieczności bezpośredniego spotkania, pracownicy spoza Archiwum UMCS powinni zachować bezpieczną odległość; wszelkie spotkania powinny odbywać się w wydzielonych pomieszczeniach, w których umieszczony jest środek dezynfekujący w dozowniku, tak aby każda osoba wchodząca miała do niego swobodny dostęp bez konieczności wchodzenia do dodatkowych pomieszczeń.
4) Transport materiałów archiwalnych odbywa się wyłącznie za zgodą Archiwum UMCS oraz w terminach i na zasadach przez nie ustalonych.
5) Nowo przyjęte materiały aktowe będą opracowywane przez pracowników Archiwum UMCS po upływie 48 godzin.
III. Nadzór archiwalny.
1) Ogranicza się wizytacje archiwalne.
2) Wszelkie konsultacje związane z wyrażaniem zgód na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej itp., będą realizowane drogą elektroniczną, telefonicznie lub za pomocą poczty wewnętrznej.
IV. Zabezpieczanie zasobu Archiwum UMCS.
1) Do dezynfekcji akt w Archiwum UMCS nie należy stosować metod dezynfekcji związanych z COVID-19, a więc ozonowania lub naświetlania lampami UV. Metody te mogą spowodować nieodwracalne uszkodzenie materiałów archiwalnych.
2) W razie konieczności, do ewentualnej dezynfekcji pomieszczeń, gdzie przechowywane są materiały archiwalne, należy stosować standardowe metody i preparaty.
3) Natomiast bezwzględnie zakazuje się stosowania płynów dezynfekcyjnych (również tych na bazie alkoholi) bezpośrednio na materiały archiwalne – zarówno poprzez rozpylanie, natrysk jak i przecieranie środkami dezynfekcyjnymi.
V. Opracowywanie dokumentacji w Archiwum UMCS.
1) Obowiązują dotychczasowe przepisy archiwalne.
VI. Organizacja pracy w Muzeum UMCS:
1) Przy drzwiach do sali wystawienniczej udostępnia się zwiedzającym środki do dezynfekcji. Przed wejściem należy zdezynfekować ręce.
2) Podczas zwiedzania należy zachować zasady dystansu społecznego – co najmniej 2 metry odstępu (nie dotyczy to osób niepełnoletnich i niepełnosprawnych wraz z opiekunami).
3) Osoby zwiedzające muzeum, jak i personel placówki, zobowiązane są do noszenia maseczek ochronnych zakrywających usta i nos.
4) Salę wystawienniczą muzeum może jednocześnie zwiedzać maksymalnie 5 osób. Dotyczy to również organizowanych wernisaży.
5) Zawieszona zostaje możliwość grupowego zwiedzania muzeum.
6) Podczas zwiedzania muzeum obowiązuje zakaz dotykania zabytków i elementów ekspozycji.
7) Osoby załatwiające sprawy w Biurze Muzeum powinny, telefonicznie lub drogą elektroniczną, ustalić z personelem termin wizyty, zaś w czasie samej wizyty zobowiązane są do noszenia maseczek/przyłbic zakrywających usta i nos oraz dezynfekcji rąk.
8) Osoby nie przestrzegające wyżej wymienionych zasad, a także niestosujące się do wskazań obsługi będą proszone o opuszczenie terenu muzeum.
UWAGA:
W przypadku stwierdzenia u pracowników Archiwum i Muzeum zarażenia COVID-19, kierownicy administracyjni poszczególnych budynków zorganizowali izolatki. Dla pracowników Archiwum w pokojach 21 i 22 w budynku „starej humanistyki” (obecnie Wydział Filozofii i Socjologii), zaś dla pracowników Muzeum w pokoju nr 114 w budynku Biblioteki Głównej UMCS. W szczególnych przypadkach dopuszcza się zorganizowanie pokoju izolacyjnego w jednym z magazynów Archiwum. Wszelkie pozostałe czynności związana z zakażeniem pracowników zostały zawarte w „Zasadach bezpieczeństwa i higieny pracy oraz kształcenia w okresie obowiązywania stanu epidemii”, link:
https://phavi.umcs.pl/at/attachments/2020/1002/090238-procedura-covid-19.pdf
Dodane: 15.10.2020 r.
