Nowoczesny model zarządzania w UMCS

W związku z wdrożeniem modułu FI TV w systemie SAP, dotyczącego rejestracji i rozliczania podróży służbowych, przedstawiamy ścieżkę obiegu dokumentów dotyczących podróży krajowych:

Wniosek:

1. Wniosek wprowadzany do systemu na Wydziale lub w Jednostce Organizacyjnej (szczegóły zawarte w instrukcji). Automatycznie tworzona jest nieobecność pracownika na czas podróży służbowej.
2. Każdy wniosek akceptowany jest w systemie przez przełożonego (Dziekan, Kierownik Jednostki Organizacyjnej).
3. W zależności od źródła finansowania:
   - pula Badań/Grantów - wniosek jest akceptowany w systemie przez Zespół Badań,
   - Fundusze Unijne - wniosek jest akceptowany w systemie przez Zespół Funduszy Zewnętrznych,
   - pozostałe koszty (MPK, zlecenie) - wniosek jest akceptowany w systemie przez Zespół Kontrolingu.
4. Każdy wniosek o delegację w systemie akceptuje Kwestor.
5. Wniosek drukujemy tylko w przypadku delegacji z zaliczką.
6. Dokument papierowy na wyjazd służbowy z zaliczką zostanie dostarczony po podpisie Kwestora i Kanclerza do Zespołu Finansowego celem wypłaty zaliczki.

Rozliczenie:

1. Pracownik dokonuje rozliczenia podróży służbowej na Wydziale lub w Jednostce Organizacyjnej (szczegóły zawarte w instrukcji).
2. Następnie drukowane są wniosek i rozliczenie podróży przez osobę wprowadzającą rozliczenie do systemu. Dokument papierowy powinien zostać podpisany przez pracownika odbywającego podróż służbową.
3. Każde rozliczenie delegacji krajowej akceptowane jest w systemie przez przełożonego (Dziekan, Kierownik Jednostki Organizacyjnej).
4. W zależności od źródła finansowania:
   - pula Badań/Grantów - rozliczenie delegacji krajowej jest akceptowane w systemie przez Zespół Badań,
   - Fundusze Unijne - rozliczenie delegacji krajowej jest akceptowane w systemie przez Zespół Funduszy Zewnętrznych,
   - pozostałe koszty (MPK, zlecenie) - rozliczenie delegacji krajowej jest akceptowane w systemie przez Zespół Kontrolingu.
5. Każde rozliczenie delegacji w systemie akceptuje Kwestor.
6. Dokument przekazywany jest do pracownika Kwestury celem zaksięgowania oraz wypłaty należności.

Dokument papierowy delegacji krajowej jest przekazywany równolegle do ścieżki elektronicznej.

W przypadku odrzucenia wniosku na jakimkolwiek etapie jego akceptacji, należy wyjaśnić powody odrzucenia i rozpocząć procedurę od nowa dla tego samego wniosku.