Dane do faktury:
Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej
Pl. Marii Curie-Skłodowskiej 5
20-031 Lublin
NIP: 712-010-36-92 lub PL 712-010-36-92 (jeżeli faktura jest wystawiana poza Polską)
O każdej aktywności naukowej finansowanej ze źródeł Szkoły Doktorskiej musi być poinformowany Dyrektor Szkoły.
ZAPOTRZEBOWANIE NA ZAMÓWIENIA (dostawy, usługi) w systemie SAP MM:
1. uzupełnione w wersji elektronicznej dokumenty przesłać na adres anna.jedrzejewska@mail.umcs.pl:
1) wniosek o zamówienie – zawsze.
2) opis przedmiotu zamówienia i szacowanie wartości zamówienia – zawsze, gdy zakup dokonywany jest spoza umów z UMCS,
3) formularz środka trwałego - gdy zakup dot. środka trwałego,
4) zamówienie - zakup realizowany poza Centrum Zamówień Publicznych (samodzielnie).
2. następnie dokumenty w wersji papierowej dostarczyć do Biura Szkół Doktorskich:
1) podpisany wniosek o zamówienie - zawsze,
2) podpisane szacowanie wartości zamówienia - gdy zakup dokonywany spoza umów z UMCS,
3) oświadczenie przyjęcia na stan podpisane przez osobę odpowiedzialną w danej jednostce - gdy zakup dot. środka trwałego,
4) protokół z przeprowadzonego postępowania (min. dwie oferty), zamówienie na dostawę/ usługę - zakup realizowany samodzielnie.
Dot. Szkoły Nauk Społecznych i Nauk Humanistycznych i Sztuki - do wniosku o zamówienie należy dołączyć podanie do Dyrektora Szkoły wraz z opinię merytoryczną promotora.
Do pobrania wykaz grup materiałowych, jaki obowiązuje przy składaniu zapotrzebowania. Dokumenty muszą być kompletne i przesłane w wersji elektronicznej, w innym przypadku nie mogą być zrealizowane. Termin realizacji nie krótszy niż 21 dni od dnia dostarczenia dokumentów.
Wszelkie koszty poniesione wcześniej niż zarejestrowanie zamówienia w systemie, nie będą możliwe do rozliczenia. Podstawą do rozliczenia jest dokument księgowy/ faktura wystawiony na UMCS.
DOKONANIE PRZEDPŁATY OPŁATY KONFERENCYJNEJ – dokumenty należy złożyć do Biura minimum 7 dni roboczych przed terminem realizacji opłaty.
1. Podanie do Dyrektora Szkoły zawierające koszty konferencji podpisane przez Promotora i Dyrektora Instytutu.
2. Opinia Promotora uzasadniająca udział w konferencji.
3. Pismo kierowane do Kwestury o zapłatę opłaty konferencyjnej - wniosek o dokonanie przedpłaty opłaty konferencyjnej (w przypadku posiadania proformy lub faktury do zapłaty wystarczy opisany dokument).
4. Informacja od organizatorów o przyjęciu na konferencję i/lub prezentacji
5. Załącznik w postaci wydruku ze strony internetowej konferencji (bądź maila od organizatorów konferencji) potwierdzającego kwotę przelewu, jego odbiorcę oraz konto bankowe i termin zapłaty.
ROZLICZENIE ZAKUPU
Wszelkie koszty poniesione wcześniej niż zarejestrowanie zamówienia w systemie, bez akceptacji Dyrekcji Szkoły, nie będą możliwe do rozliczenia. Podstawą do rozliczenia jest dokument księgowy/ faktura wystawiona na UMCS.
1. Fakturę należy niezwłocznie dostarczyć do Biura Szkół Doktorskich (z terminem możliwym do zapłaty).
2. Po poniesieniu własnych kosztów (przy wcześniejszej akceptacji), można ubiegać się o zwrot. Należy przedłożyć wniosek o zwrot kosztów wraz z załącznikami, np. bilety i faktura wystawiona na UMCS (najczęściej dot. to usług na transport, zakwaterowania) oraz potwierdzenie dokonania opłaty.
Przy zakupie książek, podręczników - będą do Państwa dyspozycji po otrzymaniu odpowiedniej sygnatury.
