Nowoczesny model zarządzania w UMCS

Z dniem 2 grudnia 2013 r. następuje wdrożenie produkcyjne modułu SAP Travel dotyczącego podróży służbowych.

W związku z wdrożeniem modułu Travel SAP poniżej przedstawiono rozwiązania systemowe w zakresie delegowania pracownika UMCS w podróż służbową:

1. Każda podróż służbowa podlega uprzedniej rejestracji w systemie SAP moduł Travel.

2. Jednostką właściwą dla rejestracji podróży służbowych jest:

• w przypadku delegacji krajowych:
  - dla pracowników Wydziałów i Jednostek Ogólnouczelnianych - osoby wyznaczone przez Kierowników tych Jednostek,
  - dla pracowników Jednostek Organizacyjnych Administracji Centralnej – wyznaczony pracownik Sekretariatu Kwestury,
• w przypadku delegacji zagranicznych - Biuro do Spraw Współpracy Międzynarodowej (Rektorat, pokój 1415).

3. Wniosek o podróż służbową należy złożyć w Jednostce rejestrującej w terminie co najmniej 7 dni w przypadku podróży krajowej i 14 dni dla podróży zagranicznej.

4. System nie przewiduje zarejestrowania podróży służbowej po dacie jej rozpoczęcia.

5. Po odbyciu podróży służbowej pracownik jest zobowiązany do rozliczenia jej w ciągu 14 dni od jej zakończenia.

6. Kolejny wniosek o podróż służbową nie może być zarejestrowany w przypadku nierozliczenia trzech poprzednich wyjazdów służbowych. Informację o nierozliczeniu delegacji służbowych w terminie 14 dni system wysyła na skrzynkę w SAP osobie rejestrującej wniosek.

7. Rozliczenia delegacji krajowych dokonuje pracownik Jednostki rejestrującej wniosek, w przypadku delegacji zagranicznych rozliczenia dokonuje Zespół Finansowy Kwestury.

8. Wykorzystanie w podróży służbowej samochodu prywatnego możliwe jest w przypadku:

• posiadania przez pracownika zgody podpisanej przez przełożonego,
• posiadania ważnej umowy o korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych.

9. Zaakceptowany przez przełożonego (Rektora, Kanclerza lub osobę upoważnioną) wniosek podróży służbowej nie podlega modyfikacjom.

Szczegółowe wytyczne dotyczące podróży zagranicznych:

1. Jako podróż zagraniczną, w kontekście rozliczenia w systemie SAP, należy rozumieć część zagraniczną oraz związany z dojazdem etap podróży krajowej.
2. Wniosek o odbycie podróży zagranicznej obligatoryjnie powinien zawierać poniższe dodatkowe informacje:

• wysokość przyznanych świadczeń,
• źródło finansowania wyjazdu,
• szacunkowy koszt wyjazdu, zawierający koszt podróży krajowej (np. dojazd na lotnisko, diety, nocleg).