Wszystkie instrukcje dotyczące użytkowania EZD RP są dostępne dla pracowników Uniwersytetu po zalogowaniu się na konto służbowe Office365.
Należy wejść na stronę login.umcs.pl i po zalogowaniu z sekcji USŁUGI wybrać OFFICE 365.
W aplikacji należy logować się formatem xyz1234@office.umcs.pl oraz hasłem z punktu logowania UMCS (takie jak do poczty służbowej).
Pomyślne logowanie przeniesie na stronę Microsoft, gdzie można wybrać OneDrive.
Instrukcja korespondencja wychodząca w formie papierowej:
Instrukcja korespondencja wychodząca zbiorcza:
Instrukcja korespondencja osobista, międzyresortowa:
Instrukcja wysyłanie wiadomości email:
Instrukcja rejestrowanie e-maila wysłanego poza EZD:
Instrukcja wysyłanie wiadomości ePUAP:
Instrukcja statusy wysyłki:
Korespondencja wychodząca i wpływająca
Prowadzenie centralnych rejestrów korespondencji wpływającej i wychodzącej jest jednym z podstawowych zadań realizowanych w EZD RP. Dzięki systemowi do elektronicznego zarządzania dokumentacją możliwe jest przejrzyste i bezpieczne ewidencjonowanie przesyłek, automatyzacja tego procesu i zmniejszenie ryzyka popełnienia błędów.
Papierowa i elektroniczna korespondencja wpływająca do uczelni oraz ta, która jest z niej wysyłana, powinna być ewidencjonowana w odpowiednich rejestrach. W przypadku pierwszego typu korespondencji właściwy jest rejestr przesyłek wpływających (RPW), natomiast drugiego – rejestr korespondencji wychodzącej (RKW). Każda przesyłka otrzymuje w tych zestawieniach unikatowy identyfikator.
Rejestry przesyłek wpływających oraz wychodzących muszą być prowadzone dla całego podmiotu w jednym miejscu i tworzyć ciągły oraz kompletny wykaz całej korespondencji, niezależnie od jej postaci. Jeżeli więc jednostka zdecydowała się na elektroniczne zarządzanie dokumentacją, jest zobowiązana do prowadzenia centralnej ewidencji korespondencji w systemie EZD.
Korespondencję wpływającą, zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej, stanowiącą elementy akt spraw (i tych dokumentowanych tradycyjnie, i elektronicznie) należy wprowadzać do centralnego rejestru przesyłek wpływających (RPW).
Jeżeli sprawa prowadzona jest elektronicznie i również przesyłka ma taką postać, ewidencjonujemy ją we wspomnianym rejestrze i nie dokonujemy jej przekształcenia na postać papierową (nie wykonujemy wydruku). Jeśli jednak w związku ze sprawą elektroniczną zostanie dostarczona przesyłka papierowa lub nośnik elektroniczny, korespondencję należy zarejestrować, dołączając do EZD jej odwzorowanie cyfrowe (pełne, niepełne, mieszane, a w wyjątkowych sytuacjach – brak odwzorowania), natomiast oryginał umieścić w składzie chronologicznym.
W przypadku przesyłek elektronicznych dotyczących spraw prowadzonych papierowo – gdy system EZD stanowi narzędzie wspierające czynności kancelaryjne – cyfrowe oryginały zazwyczaj są dodawane do EZD. Pracownicy mają też obowiązek uwierzytelnienia i wydrukowania ich na potrzeby akt kompletowanych w postaci tradycyjnej. Jeśli natomiast przesyłka ma formę papierową, należy włączyć ją do teczki aktowej. Taka korespondencja jednak również powinna zostać odnotowana w EZD RP i prowadzonych w systemowych rejestrach.
Integracja poczty elektronicznej
Niektórzy decydują się na automatyczne pobieranie wiadomości e-mail i umieszczanie ich w rejestrach. Należy przy tym pamiętać, że użytkownicy otrzymują nie tylko wiadomości dotyczące realizowanych zadań, ale też mniej istotne, w tym spam – taka integracja zamiast ułatwić, niekiedy komplikuje więc codzienną pracę.
Dobrym pomysłem może być zatem wdrożenie rozwiązania polegającego na przesyłaniu e-maili do systemu EZD RP dopiero po zatwierdzeniu tej operacji przez użytkownika. Niezależnie jednak od wprowadzenia tego typu udogodnień, system standardowo ułatwia pracownikom ewidencjonowanie korespondencji poprzez stosowaną domyślnie funkcję rozpoznawania i analizowania plików z rozszerzeniami .msg i .eml, dzięki której odpowiednie pola metadanych (tytuł wiadomości oraz informacje o sposobie dostarczenia i o nadawcy – jeśli znajduje się on już w bazie kontaktów) są uzupełniane automatycznie.
źródło: https://www.gov.pl/web/ezd-rp/prowadzenie-rejestrow-korespondencji-wplywajacej-i-wychodzacej
