Zespół grantowy przepracował akta gmin wiejskich z czterech dystryktów Generalnego Gubernatorstwa: krakowskiego, lubelskiego, radomskiego i warszawskiego. Niemcy zmienili podział terytorialny ziem polskich. Dla ułatwienia podaliśmy więc wszystkie gminy pogrupowane wedle dystryktów i powiatów.
Wykaz został opracowany na podstawie: Amtliches Gemeinde- und Dorfverzeichnis für das Generalgouvernement auf Grund der Summarischen Bevölkerungsbestandsaufnahme am 1. März 1943, Krakau 1943.
Do tych gmin, których akta się zachowały, zostały przebadane i zgromadzone przez zespół grantowy wstawiliśmy linki prowadzące do repozytoriów skanów. Wykorzystano dane w chmurze One Drive zapewnione przez Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej w Lublinie oraz repozytorium Zenodo. Dzięki temu każdy może sprawdzić, jakie akta były przedmiotem zainteresowania zespołu. Jest to na przyszłość ogromne ułatwienie dla innych badaczy, którzy dzięki temu otrzymują gotowy materiał źródłowy do dalszych badań. Należy jednak pamiętać, że większość akt gminnych została zniszczona. Znaczna część gmin albo nie posiada akt z czasów II wojny światowej, albo są to jedynie dokumenty budżetowe, wykazy podatkowe albo spisy mieszkańców. Zespół dokonał zatem merytorycznego wyboru akt i po analizie udostępnił ich skany.
Warto zwrócić uwagę na zmiany nazewnictwa i granic gmin. W czasie II wojny światowej w dużej mierze udało się - mimo działań niemieckich - zachować dawne nazwy i siedziby gmin, które często są odmienne od współczesnych. Przykładem może być nieistniejąca od 1954 roku gmina Skierniewka lub gmina Tarków, której siedziba znajdowała się we wsi Paprotnia. Niektóre miejscowości miały inny status, jeśli chodzi o prawa miejskie. Na przykład Piastów - obecnie miasto w powiecie pruszkowskim było gminą wiejską, podzieloną na dwa sołectwa: Piastów Północny i Piastów Południowy. Czasem Niemcy likwidowali przedwojenne gminy scalając lub zmieniając jednostki podziału terytorialnego. Zlikwidowali na przykład gminę Munina (z siedzibą w Jarosławiu) i w jej miejsce utworzyli gminę Jarosław / Jarosław-Wieś (Jaroslau) z siedzibą w Jarosławiu. Grupowała ona gromady wiejskie położone wokół Jarosławia, który stanowił gminę miejską (Jaroslau Stadt), ale na przykład gromada Morawsko przeszła wtedy do gminy Chłopice.
Zespół grantowy ustalał również ówczesną przynależność gromad do gmin. Akta części gromad są obecnie w zespołach archiwalnych innych gmin niż tych, do których gromady te przynależały w okresie wojny. Na przykład akta gromady Głuchów są w zespole "Akta Gminy Łańcut Wieś powiat Łańcut", a gromada Głuchów położona była w granicach gminy Kosina.
Wyznaczenie w powiecie dębickim poligonów SS - SS-Gutsbezirk Truppenübungsplatz Heidelager oraz Heeresgutsbezirk Truppenübungsplatz Süd Dęba spowodowało zniesienie gmin: Cmolas, Dzikowiec, Kolbuszowa Dolna, Kolbuszowa Górna oraz Majdan. Na potrzeby zaś poligonu Luftwaffe - Luftwaffenübungsplatz utworzono gminę Górno (Landgemeinde Górno) w granicach powiatu jarosławskiego, likwidując gminy Raniżów oraz Stany. Miejscowości Kolbuszowa Dolna i Kolbuszowa Górna stały się gromadami gminy Kolbuszowa w powiecie rzeszowskim. Z tego obszaru zachowały się szczątkowe archiwalia, na przykład cztery karty majątków ziemskich z gminy Cmolas.
Sieć gmin wiejskich Generalnego Gubernatorstwa jest zatem inna niż obecnie. Poza tym granica między Generalnym Gubernatorstwem a III Rzeszą, zaś od wschodu ze Związkiem Sowieckim w sztuczny sposób przecięła ziemie polskie rozbijając więzi między lokalnymi społecznościami.
Zespół grantowy w pierwszej kolejności kierował się nazwami zespołów archiwalnych w archiwach państwowych. Nie prowadził więc kwerendy archiwalnej w zespołach akt miejskich. Niekiedy było to problematyczne, gdyż miejscowości zmieniały swój status prawny. Były małe miasteczka, którym w dawnych wiekach nadano prawa miejskie, ale z czasem je utraciły i stanowiły gminy wiejskie lub część gmin wiejskich. Nie posiadały więc praw miejskich, jednak osoby stojące na czele zarządu gminy posługiwały się tytułem burmistrzów. Taka sytuacja występowała na przykład w gminie Narol-Miasto, która była gminą wiejską, mimo iż obejmowała tylko miejscowość Narol-Miasto (paragraf 1 punkt 2 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 21 lipca 1934 r. o podziale powiatu lubaczowskiego w województwie lwowskiem na gminy wiejskie, Dz.U. RP Nr 68 poz. 596). Na ziemiach polskich niektóre miejscowości posiadały w nazwie wyraz "miasto" mimo braku praw miejskich. Inne znowuż miały w nazwie wyraz "osada" dla odróżnienia ich od sąsiednich wsi, często o takiej samej nazwie lub dla podkreślenia małomiasteczkowego charakteru, zwłaszcza jeśli były zamieszkałe przez ludność żydowską, jako tak zwane "sztetły". Przykładem będzie miejscowość Zakrzówek-Osada, która była siedzibą gminy Zakrzówek. Dokumenty Urzędu Gminy Zakrzówek sygnowane były przez "burmistrza", który formalnie nie był burmistrzem, lecz wójtem gminy wiejskiej.
Członkowie zespołu posługiwali się polskojęzycznymi nazwami jednostek administracyjnych. Niemcy bowiem w wybranych przypadkach narzucali brzmienie niemieckojęzyczne, na przykład żądając używania nazwy "Reichshof" zamiast "Rzeszów".
W niektorych wypadkach dokumenty jednej gminy są rozdzielone między różne archiwa. Taka sytuacja zaszła w przypadku gminy Markowa, gdzie część akt znalazło się w zespole "Akta gminy Markowa powiat Łańcut" i jest w Archiwum Państwowym w Rzeszowie, a część w zespole "Akta gminy Markowa powiat Przeworsk" i jest w Archiwum Państwowym w Przemyślu.
