Podstawowym dokumentem regulującym działalność Kół Naukowych i Organizacji Studenckich w Uniwersytecie jest Zarządzenie Rektora nr 50/2022 z dnia 12 maja 2022 roku w sprawie Regulaminu rejestracji, funkcjonowania i obsługi finansowej uczelnianych organizacji studenckich i doktoranckich na Uniwersytecie Marii Curie-Skłodowskiej.
Należy znaleźć przynajmniej 10 osób o podobnych zainteresowaniach, wymyślić nazwę organizacji oraz określić obszar działalności wraz z celami i formami ich realizacji. Te założenia i cele należy spisać w formie statutu (regulaminu) organizacji (wzorcowy statut do uzupełnienia stanowi załącznik numer 3 do Zarządzenia Rektora). Tak spisany statut, w celu weryfikacji i stwierdzenia jego zgodności z obowiązującymi przepisami prawa, należy przesłać do sprawdzenia za pośrednictwem Biura Spraw Studenckich zespołu kół naukowych i organizacji studenckich, który mieści się w DS. Helios pok. 8, za pomocą maila – organizacje@mail.umcs.pl
Po spisaniu statutu, na zasadach w nim określonych, Organizacja wybiera ze swojego grona przedstawicieli pełniących określone w strukturze organizacji funkcje. Następnie wybrane zgodnie z przepisami statutu władze Organizacji muszą wystąpić do Dziekana lub Kierownika Podstawowej Jednostki Organizacyjnej o możliwość założenia Organizacji przy Wydziale bądź międzywydziałowo – na Uczelni, przyznanie opiekuna oraz wyznaczenie siedziby organizacji. Dokumenty do tego niezbędne stanowią załącznik numer 1 do Zarządzenia.
W chwili uzyskania akceptacji Statutu przez radców prawnych (o fakcie tym poinformowani zostaniecie przez pracownika BSS) należy dostarczyć do zespołu ds. kół naukowych i organizacji studenckich wniosek do Rektora o zarejestrowanie organizacji, czyli wypełniony przez osoby uprawnione załącznik numer 1 do Zarządzenia.
Po złożeniu wniosku i zaakceptowaniu statutu przez Radców należy już tylko oczekiwać na decyzję Rektora ws. powołania organizacji. O decyzji zostaniecie poinformowani przez pracownika BSS.
Organizację mogą założyć studenci i/lub doktoranci Uniwersytetu.
Organizacja współdziała z Władzami Uczelni w realizacji jej celów i zadań. Szczególnie współpracuje przy działaniach promocyjnych i edukacyjnych. Raz w roku (do 15 stycznia) organizacja ma obowiązek przedstawienia Rektorowi za pośrednictwem BSS sprawozdania merytorycznego ze swojej działalności za miniony rok (sprawozdanie przyniesione w dwóch egzemplarzach z podpisami opiekuna, dziekana itp.). Sprawozdanie to należy złożyć także do Dziekana w przypadku organizacji wydziałowej. Sprawozdanie składa się na specjalnym szablonie, który stanowi załącznik nr 6 do Zarządzenia.
Jeśli organizacja otrzymała środki finansowe lub materialne, musi złożyć rozliczenie z wykorzystania tych środków (do 15 stycznia). Do takiego sprawozdania należy dołączyć kopie wszystkich dokumentów, na podstawie których następowało rozliczenie (tj. decyzje o przyznaniu grantu, źródło finansowania, kserokopie faktur itp.).
W przypadku gdy organizacja nie złoży któregokolwiek ze sprawozdań, Rektor ma prawo zawiesić jej działalność.
Organizacja jest zobligowana także do bieżącego informowania Rektora za pośrednictwem BSS o zmianach następujących w organizacji, w tym w szczególności o (czy taka informacja ma być na specjalnym formularzu?):
Władze Rektorskie ogłaszają Konkurs Grantowy dwa razy do roku, każdorazowo określając wysokość środków przeznaczonych na Konkurs.
Wnioski o przyznanie dofinansowania składane są w Biurze Spraw Studenckich
Samorząd Studentów organizuje Konkurs Grantowy Samorządu Studentów. O wysokości środków oraz terminie ich przeprowadzenia informuje za pośrednictwem strony internetowej (adres www).
Władze Wydziału mogą przeznaczyć środki finansowe na działalność kół naukowych i organizacji studenckich funkcjonujących na wydziale. Sposób i tryb przyznawania tych środków określa dziekan w porozumieniu z Radą Wydziałową Samorządu Studentów i podaje do wiadomości organizacjom.
Organizacje mogą pozyskiwać zewnętrzne źródła finansowania. Należą do nich w szczególności środki pochodzące z wpłat uczestników realizowanego zadania (np. opłaty konferencyjne, wpływy z biletów), środki sponsorskie, darowizny, czy dotacja celowa pochodząca z MNiSW. Każdorazowe pozyskiwanie środków zewnętrznych wymaga zgody Dziekana lub Rektora.
Organizacja nie może zawierać umów. W celu zawarcia umowy wymagane jest uzyskanie zgody Dziekana lub Rektora.
